Privacy

Inleiding
Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Adoptie Graven Amerikaanse Begraafplaats Margraten als ‘verwerkingsverantwoordelijke’, hierna aan te duiden als Stichting Adoptiegraven Margraten of ‘wij/onze’. In het geval je onze website bezoekt, of onze producten of diensten afneemt verwerken wij jouw persoonsgegevens. Dit doen wij om je zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In deze verklaring leggen we uit met wel doel en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken en hoe jij hier controle over kan uitoefenen.

Wat doen wij?
De Stichting Adoptie Graven Amerikaanse Begraafplaats Margraten biedt geïnteresseerden de mogelijkheid om het graf van een gesneuvelde bevrijder of een naam op de Muur van de Vermisten te adopteren. Daarnaast beheert en onderhoudt de stichting het zogenaamde Adoptieregister, een uitgebreide databank waarin gegevens van de adoptanten en de geadopteerde graven zijn ondergebracht. Middels deze contactgegevens kunnen wij onze adoptanten regelmatig informeren over initiatieven en activiteiten die plaatsvinden of verband houden met de Stichting en/ of de Begraafplaats. Wij doen dit middels een nieuwsbrief die per post wordt verstuurd en via een digitale nieuwsbrief. Een adoptant kan zelf aangeven of deze een nieuwsbrief wenst te ontvangen of niet middels een opt-in.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie geven over jou als identificeerbaar persoon, ze vertellen iets over wie je bent. Deze gegevens ‘verwerken’ wij als we deze opslaan, inzien, delen, versturen en verwijderen etc. Wanneer je een overeenkomst aangaat met Stichting Adoptiegraven Margraten en/of jezelf registreert voor e-mailings of het aanvragen van prijsopgaven of overige informatie via de website of wellicht per telefoon, vragen wij je om bedrijfsgegevens en/ of contactgegevens in te vullen. Naast informatie die je zelf op onze website invult of aan de telefoon geeft, kunnen wij dit ook combineren met reeds eerder verkregen gegevens en met gegevens die wij automatisch ophalen met het gebruik van cookies en andere technische middelen, mits je hiervoor toestemming hebt gegeven. Zo kunnen wij je IP-adres achterhalen, acties die uitgevoerd zijn op de website, het besturingssysteem dat je gebruikt of wat je downloadt op de site. Voor cookies hanteren wij een aparte cookieverklaring. Het gaat dus eigenlijk om alle gegevens die wij in verband kunnen brengen met jou, ook indirect.

De concrete persoonsgegevens die wij verwerken zijn:
• Naam, adres, woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres (ook voor opt-in mailings)
• Geslacht
• Contactgeschiedenis
• Interesses
• Surfgedrag
• Indien je e-mails van ons ontvangt, registreren wij je interacties (open- en klikgedrag)
• Factuur- en betaalgegevens

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals je geloofsovertuiging, ras, politieke of seksuele voorkeur, strafrechtelijke gegevens, religie, lidmaatschap van een vakbond of biometrische/ genetische of medische achtergrond zonder dat je hier je expliciete toestemming voor geeft.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Ons doel is producten en/ of diensten aan je te leveren dus op de eerste plaats gebruiken wij je persoonsgegevens om te communiceren en te identificeren. Dit betekent dat wij deze gegevens gebruiken voor het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons sluit, zoals het creëren en bijhouden van een account, of in het geval je een vraag hebt over de dienst die we leveren en wij je hiervoor terug moeten bellen. Wij gebruiken je persoonsgegevens voor het verzenden van onze (digitale) nieuwsbrief, om je in voorkomend geval in contact te brengen met Amerikaanse familieleden. De grondslag in de wet is hiervoor artikel 6 lid 1 sub b Algemene Verordening Persoonsgegevens ‘AVG’.

Daarnaast zullen wij je persoonsgegevens gebruiken als wij denken dat dit relevant voor u kan zijn als adoptant van een Amerikaanse oorlogsgraf. De grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 sub f AVG.

Tot slot is het mogelijk dat wij in het kader van onze wettelijke verplichtingen persoonsgegevens moeten verwerken omdat de wet ons dit verplicht. De grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 sub c AVG.

Nieuwsbrieven
Wij mogen je nieuwsbrieven sturen per mail over het adoptieprogramma. In het geval dat we u willen benaderen over andere producten of diensten, dan verzoeken we eerst uw toestemming hiervoor te geven. Deze toestemming kan altijd worden ingetrokken door onderaan de nieuwsbrief te kiezen voor een ‘opt-out’. Je mailadres komt dan op een aparte lijst te staan zodat we weten dat je niet benaderd wil worden via de mail.

Verplichte verstrekking
Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen, dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Stichting Adoptiegraven Margraten niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden
Wij verstrekken, verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van Stichting Adoptiegraven Margraten.

De verwerkers waar wij gebruik van maken zijn:

Naam OMSCHRIJVING VERWERKING
Mailchimp Emailmarketingsoftware waarin persoonsgegevens worden opgeslagen en persoonlijke emailings worden verstuurd.
Database adoptieregister

Gegevens binnen de EER
Je persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europees Economische Ruimte (EER), ook door eventuele verwerkers waar wij mee werken.

Je persoonsgegevens worden ook door ons, of door de dienstverleners waar wij mee werken verwerkt buiten de EER. Momenteel gebeurt dat in de Verenigde Staten. Wij zijn voor dit land aparte beveiligingsmaatregelen overeengekomen zodat we zeker weten dat de persoonsgegevens ook hier veilig zijn.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
Stichting Adoptiegraven Margraten maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.

Bewaartermijn
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor een van de doelen die we beschreven hebben. Op grond van de wet kunnen de bewaartermijnen nog variëren, maar je mag ervan uitgaan dat we na 2 jaar na het laatste contact tussen jou en Stichting Adoptiegraven Margraten alle persoonsgegevens wissen die we niet meer noodzakelijkerwijs hoeven te verwerken. We kunnen wel kiezen voor anonimiseren in plaats van wissen als dit nodig is voor bijvoorbeeld onze statistieken.

Beveiliging van persoonsgegevens
Stichting Adoptiegraven Margraten heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:
• Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd. SSL (Secure Sockets Layer) wordt onder andere ook gebruikt voor online transacties (met creditcards).
• Stichting Adoptiegraven Margraten heeft uitgebreide maatregelen genomen waarmee wordt afgedekt wat de procedure is in geval van een datalek. Maar belangrijker nog; er zijn diverse technische én organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. We maken gebruik van betrouwbare systemen die voldoen aan de privacy wetgeving om emailings te versturen. Tevens hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten met onze leveranciers. Het CRM systeem waarin wij persoonsgegevens van onze klanten opslaan voldoet eveneens aan de privacywetgeving en wij slaan niet meer informatie op dan noodzakelijk. De websites van onze klanten zijn in beheer bij een betrouwbare hostingpartij en we dragen zorg voor het regelmatig updaten van het door ons gebruikte CMS-systeem. Daarbij monitoren we en blokkeren we IP-adressen die als onveilig worden beschouwd om ons te beschermen tegen pogingen van hackers.
• Stichting Adoptie Graven heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangewezen die als taak heeft toezicht te houden op de verwerking van persoonsgegevens binnen onze organisatie.

Rechten die je uit kan oefenen
Als wij persoonsgegevens over jou verwerken dan heb je het recht hierover controle uit te oefenen als onderdeel van je privacy. Zo mag je een verzoek doen om inzage te verkrijgen in welke persoonsgegevens wij van je hebben opgeslagen en kunnen wij dit voor je rectificeren als je een fout opmerkt. We kunnen zelfs je verzoek tot bezwaar of vergetelheid inwilligen wanneer blijkt dat de verwerking niet langer of niet op de manier zoals wij dat doen gerechtvaardigd is.

Wat je verzoek ook is, neem contact met ons op en wij helpen je kosteloos. Hiervoor kun je contact opnemen via onderstaande contactgegevens. Houdt er rekening mee dat we soms je verzoek niet in kunnen willigen omdat de verwerking van persoonsgegevens door ons noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als we de overeenkomst nog niet helemaal hebben afgerond, of indien we op grond van nationale wetgeving verplicht zijn financiële gegevens te bewaren. Als dit het geval is, dan ligt de bewijslast hiervan bij Stichting Adoptiegraven Margraten en zullen we dit ook zo aan je uitleggen. In het geval van het intrekken van toestemming of maken van bezwaar tegen direct marketing geldt, dat we dit verzoek altijd inwilligen. Tot slot heb je ook recht op gegevensoverdraagbaarheid als dit technisch gezien haalbaar is en we geen onevenredige kosten hoeven te maken dit te verzorgen.

We willen je tot slot wel duidelijk maken dat wij als zogenaamde ‘verwerkersverantwoordelijke’ de verplichting hebben om degene die een verzoek doet te identificeren en we dus om nadere informatie kunnen vragen. In ieder geval reageren wij op elk verzoek binnen 4 weken.

Wijzigingen
Stichting Adoptiegraven Margraten houdt zich het recht voor deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente wijzigingen dateren van 28 mei 2018. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. Stichting Adoptiegraven Margraten kan je persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet aan jou bekend zijn gemaakt. In dat geval nemen wij contact met je op alvorens je persoonsgegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen voor de bescherming van persoonsgegevens en om je de kans te bieden te weigeren.

Contactgegevens
Als je vragen hebt over dit privacy statement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van je wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Stichting Adoptie Graven Amerikaanse Begraafplaats Margraten
Postbus 22
6269 ZG Margraten
Nederland
043-4583050
info@adoptiegraven-margraten.nl